Był sobie piękny kraj nad Wisłą zwany polską. Jego mieszkańcy, niezwykle mądrzy i przedsiębiorczy ludzie, żyli sobie w szczęściu i dostatku. Nigdy nie musieli stać w kolejkach, a wszystko czego do życia potrzebowali mogli kupić w internecie. Gdy tylko polak czegoś potrzebował, wchodził na stronę internetową swojego ulubionego sklepu i składał zamówienie na wszystko co tylko było mu niezbędne do życia i szczęścia. Następnego dnia rano do jego drzwi pukał uśmiechnięty pracownik Poczty z przesyłką zawierającą zamówione towary.

Polacy zawsze bardzo lubili gotówkę i gdy tylko mogli płacili za swoje zamówienia przy odbiorze, przekazując starannie odliczoną kwotę uczynnym pracownikom Poczty. Ci bez zwłoki przekazywali zebrane pieniądze do urzędów pocztowych, które natychmiast przelewały je na konta sprzedawców dokładnie opisując każdą dokonaną w ten sposób wpłatę, by przedsiębiorcy, którzy obsługiwali miliony polaków od razu wiedzieli kto i kiedy przesłał zapłatę za wysłane towary. Pracownicy wysyłający przelewy dokładnie przepisywali nawet tak absurdalne informacje jak numer zamówienia, ponieważ wiedzieli że to jedyny sposób by pracujący w pocie czoła sprzedawcy mogli poprawnie zaksięgować wszystkie wpłaty przychodzące z Poczty. Polacy byli tak bardzo zadowoleni z niezrównanej jakości usług świadczonych przez Pocztę, że jednogłośnie przyznali jej monopol. Wiedzieli, że tylko Poczta może zapewnić terminowość i pewność dostawy, brak kolejek, miłą obsługę przy każdym okienku i dokładność rozliczeń, której mogli pozazdrościć szwajcarscy bankierzy.

Oczywiście wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że powyższa bajka pozostanie bajką na wieki (w zasadzie mógłbym dać ją jako osobny wpis otagowany fantastyka). Tym przydługim wstępem chciałem opowiedzieć o pewnym z pozoru drobnym problemie, który ostatnio spędza mi sen z powiek. Sprzedaż w mojej firmie stopniowo rośnie przyprawiając nas o uśmiechy (i nadzieję na to, że może w końcu zaczniemy zarabiać również my, a nie tylko nasi pracownicy, ZUS i US), jednak większa sprzedaż to również coraz więcej problemów z rzeczami wydawałoby się prozaicznymi. Weźmy taki drobiazg jak sprzedaż wysyłkowa z płatnością przy odbiorze. Gdy realizujemy ją za pośrednictwem Poczty Polskiej procedura jest z pozoru prosta: nadając przesyłkę pracownik wypełnia standardowy druczek pocztowy, a wraz z nim druczek wpłaty na konto bankowe, w którym podaje numer konta, dane odbiorcy i wypełnia pole podpisane „tytułem”.

Każdy logicznie myślący człowiek spodziewałby się że może w to pole zgodnie z sugerowanym przeznaczeniem wpisać krótką acz istotną informację: „Płatność za zamówienie 10798” (no niech to nawet będzie sam numer zamówienia – w końcu po co mamy utrudniać życie pracownikom Poczty). Nic jednak bardziej mylnego! Najwyraźniej Poczta na swoich druczkach wpłat pole „tytułem” umieściła chyba tylko z czystej złośliwości, ponieważ wpisywany tam tekst nie ma kompletnie żadnego znaczenia. Wpłaty z poczty widnieją na koncie bankowych zawsze w jakiejś absurdalnie nieczytelnej postaci typu „Wpłata w UP 4 Pcim Dolny 20934234”. Przy 10 wpłatach na miesiąc da się to jeszcze ogarnąć – po kwocie można zawsze próbować zgadnąć, którego zamówienia dotyczy dana wpłata. Przy 100 wpłatach problem robi się bardzo poważny, przy 1000 można już chyba spokojnie zatrudnić jednego pracownika, który będzie tylko i wyłącznie rozszyfrowywał wszystkie wchodzące przelewy i przypisywał je do poszczególnych zamówień.

Jest jednak na szczęście tańszy i prostszy sposób na rozwiązanie tego problemu. Są nim wirtualne konta bankowe – nazwa nie ma nic wspólnego z praniem brudnych pieniędzy i jest czysto umowna, sam ją wymyśliłem dla uproszczenia, ponieważ każdy bank nazywa tą usługę po swojemu. Oczywiście nie ułatwia to sprawy gdy chce się znaleźć bank, który coś takiego oferuje (nie wszystkie banki świadczą tego typu usługi). W skrócie koncepcja jest bardzo prosta: bank udostępnia firmie standardowy, 26 cyfrowy numer rachunku, jednak ostatnie 12 cyfr pozostawia do dyspozycji klienta (niektóre banki udostępniają nawet do 15 cyfr). Tym samym uzyskujemy dostęp do 1 000 000 000 000 (jeden bilion) numerów kont bankowych. Są to jednak numery czysto wirtualne, ponieważ wszystkie wchodzące na takie konta płatności trafiają na jeden rachunek główny. Diabeł jednak tkwi w szczegółach i tym szczegółem jest właśnie widoczny na zestawieniu wpłat numer rachunku, na jaki dana wpłata wpłynęła. Dzięki temu możemy każdemu klientowi, albo nawet każdemu zamówieniu przydzielić unikalny numer rachunku, na który trafi wpłata. Jest to o tyle istotne, że numer rachunku to jedyna rzecz, której Poczta nie może pomylić lub zmienić przekazując pieniądze z płatności za pobraniem.

Dysponując praktycznie nieskończonym zakresem numerów kont (bilion to na prawdę dużo, a numery po jakimś czasie można przecież wykorzystać ponownie), można w prosty sposób zautomatyzować proces ich przydzielania do poszczególnych zleceń. Dzięki temu w systemie finansowo księgowym zawsze panuje porządek, a błyskawiczny import danych z zestawienia bankowego zapewnia zawsze aktualne informacje o tym kto za swoje zamówienie zapłacił, a kto nie. To z kolei jest bardzo ważne dla naszego ukochanego Urzędu Skarbowego, który bardzo nielubi nieudokumentowanych wpływów na konta firmowe  

Mnie ostatecznie udało znaleźć się 11 banków, które gdzieś w głębokich zakamarkach swoich serwisów internetowych opublikowały informacje o dostępności tego typu usług. Po tym pozostało mi już tylko porównać ich oferty i wybrać te najlepsze. Jak jednak to zazwyczaj w życiu bywa, nie było to takie proste. Od samej informacji o ofercie, do szczegółowych danych na jej temat (łącznie z ceną), prowadzi długa i kręta droga. O tym jednak napiszę już w osobnym wpisie.

Na zakończenie dodam, że problem którego przyczyną jest Poczta Polska nie istnieje jeśli chodzi o dobre firmy kurierskie. Udostępniają one świetne narzędzia do automatyzacji wszystkich procesów związanych z wysyłką i dostarczają wszelkie niezbędne raporty o przesyłkach i płatnościach (z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że pod tym względem usługi UPS to po prostu mistrzostwo świata, ale to również temat na osobny wpis). Niestety choćby ich usługi były równie tanie jak pocztowe co niestety jest nierealne, chyba że Twoja firma wysyła tyle paczek co Amazon, który wprawdzie nie chwali się ilością, ale podaje roczny koszt wysyłki który wynosi kilkaset milionów dolarów – klienci i tak mają swoje kaprysy i potrzeby. Choćbyśmy wiec stawali na rzęsach i tak czasem po prostu wolą wysyłkę pocztą niż kurierem, bo im po prostu wygodniej.